Živimo v naglici hitrih odločitev, stremimo po učinkovitih dogovorih. Prav zato iščemo načine, kako bi sestanki čim bolje zaživeli v praksi. Radi bi se izognili brezplodnemu razpravljanju in zapravljanju dragocenega časa. Kaj lahko storimo, da dosežemo želeno?

Pomembno je vedeti, kako sestanek pripraviti, ga izpeljati, kako udeležence povezati v skupino ljudi, usmerjeno proti skupnemu cilju. Prav tako pa je treba poznati pravila, kako ljudi informirati, jih povprašati po njihovem mnenju, uskladiti različne poglede. Torej naj vsak, ki vodi sestanke, ve, kdaj je sestanek informativen in kdaj udeleženci iščejo skupno rešitev oziroma potrebujejo skupni dogovor.

1. PRIPRAVA NA SESTANEK

• kakšne informacije potrebujem, da bom na sestanku lahko učinkovit
• kako se lahko pripravim
• kaj je namen in kaj cilj sestanka
• kakšna bo moja vloga
• kakšna bodo pravila igre
   

Na sestanku bomo lahko učinkoviti, če se bomo nanj pripravili. Predvsem se moramo zavedati, kaj je namen oziroma cilj sestanka. Razmislimo, kaj lahko tudi sami prispevamo, da bo sestanek učinkovitejši, sklepi pa trdnejši.

2. KAKO VZPOSTAVIMO STIK S SOGOVORNIKI

• kako vzpostavimo stik in postavimo temelje, da komuniciranje med udeleženci lahko zaživi
• kaj storimo, da bomo razumeli druge in bodo drugi razumeli nas:
  - izjava o sebi namesto sporočila drugemu
  - dejstva
  - povratna informacija
  - aktivno namesto kritičnega poslušanja
  - kakšna so ciljna in kakšna problemska vprašanja
• stopnji razumevanja in vrednotenja

Nič kolikokrat smo poslušali, kako pomembno je pravilno komuniciranje. Zavedamo se, da je ljudi treba najprej razumeti, šele nato lahko predstavimo in zagovarjamo svoje mnenje oziroma zamisli. Kako pa lahko začnemo pogovor, če želimo, da bodo drugi razumeli nas? Kaj pravzaprav to pomeni v praksi? Lahko bi rekli, da je treba v pogovoru ločiti stopnjo razumevanja od stopnje vrednotenja. Predvsem pa je pomembno, da najprej prepoznamo svoje vedenjske obrazce in ugotovimo, kakšno je naše prevladujoče vedenje. Pomembno je, da razmislimo, kaj bi v svojem komuniciranju lahko še izboljšali in tako prispevali svoj delež k boljšim medosebnim odnosom. S tem pa bi tudi dosegli, da bi se učinkovitost komuniciranja na sestankih izboljšala.

3. TEMELJNA NAČELA VODENJA SESTANKA

• kaj storiti, če udeleženci sestanka ne spoštujejo pravil igre (dnevni red, časovna omejitev …)
• ločimo ljudi od problemov pogovarjamo se na ravni argumentov, ne na ravni osebnosti
• problem postavimo pred odgovor glejmo naprej, ne nazaj
• ne spreminjajmo sogovornikovih stališč, ampak poiščimo več mogočih rešitev
• dokazujmo na temelju objektivnega merila
  - ločimo domneve in posplošitve od zunanje resničnosti
  - ločimo opis vedenja od ocene značaja
• znamo ločiti raven vsebine od ravni odnosov?
• kako razrešiti konfliktno situacijo, ki je nastala
• pustimo človeku, da si reši čast (kako komunicirati na ravni identitete)
• ODLIČNOST KOMUNICIRANJA JE OPISOVANJE iz treh različnih perspektiv

Kaj storiti, če se eden izmed udeležencev sestanka oglasi in vztraja pri svoji trditvi, ki ni predmet točke dnevnega reda, morda niti ne predmet sestanka? Kako naj se vodja sestanka odzove in kako usmeri udeležence na bistvena vprašanja – kako torej »uglasiti« udeležence sestanka? Kadar uporabimo trditev, usmerjeno kot napad na osebnost, pri sogovornikih izvabimo nasprotovanje, nestrinjanje, celo protinapad. Šele upoštevanje temeljnih načel lahko pripelje do želenega cilja, sprejemljivega za vse udeležence.

4. VODENJE SESTANKA - SKUPAJ, NE VSAK ZASE

• upoštevati interese posameznikov in poiskati skupne interese
• kako motivirati in razgibati udeležence/ sogovornika
• kako doseči skupni cilj
• ustvariti t. i. partnerski odnos
• kako izdelati t. i. katalog ukrepov

Dialog bo zaživel, če bomo priznali svoje interese in upoštevali sogovornikove. Poiščimo stičišča oziroma skupne interese ter skupaj izberimo najboljšo rešitev. Če bomo sestanek vodili na temelju partnerske rešitve, imamo veliko več možnosti. Predvsem pa moramo vedeti, kam želimo priti (cilj). Ko cilj dosežemo, je treba izdelati še natančen načrt, kako bomo cilj uresničili v praksi (katalog ukrepov).

5. VRSTE SESTANKOV

• pomen in zgradba informativnih sestankov
• kako pripraviti in izpeljati t.i. delovne sestanke
• s kakšnimi sestanki se še srečujemo (kreativni, krizni …)
• kakšne so razlike in podobnosti med posameznimi vrstami sestankov

Vsak sestanek oziroma točka dnevnega reda naj bi se odvijala po določenih stopnjah, ki nam pomagajo do konstruktivne rešitve (opredelitev problema, določitev cilja in kriterijev, iskanje rešitve, ovrednotenje rešitve, izbor najboljše, katalog ukrepov). Naštete stopnje so stopnje vsebinske ravni. Če bomo pravilno komunicirali tudi na ravni odnosov (pravilna kritika, izjava o sebi, aktivno poslušanje …, bomo na koncu sestanka gotovo z zadovoljstvom razmišljali o realizaciji izbrane rešitve.
Pomembno pa je, da se zavedamo razlik in enakosti posameznih vrst sestankov, saj bomo le tako izbrali pravi način oziroma prava orodja in sestanek pripeljali do učinkovitega zaključka.