RETORIKA - Tatjana Zidar Gale s.p.

Ali znamo zaposlenim povedati manj prijetno novico?

Si predstavljate, da ste se ravnokar znašli v situaciji, ko morate svojim zaposlenim povedati manj prijetno novico. Morda jih je treba obvestiti o spremembi načina dela, morda bodo morali delati dva dodatna popoldneva ali pa priti na delo v soboto, morda jih bo treba obvestiti, da se jim bo zmanjšala plača, da ne bo stimulacije, da se skrajša njihov delavnik, da jih bo nekaj celo odpuščenih … Kaj boste storili, kako jih boste o tem obvestili …? Zavedate se, da nekaj informacij že kroži po oddelkih, ljudje so vedno bolj negotovi, celo prestrašeni, ker ne vedo, kaj lahko pričakujejo. Kako torej stopiti pred njih in pregnati njihove strahove in domneve. Verjamete, da boste samo z jasnim in konkretnim informiranjem lahko ustvarili pozitivno klimo, s sodelavci pa tudi v kriznih časih ustvarili uspešen tim.
 

Nepravilno informiranje svojih zaposlenih

Najverjetneje ne boste učinkoviti, če boste začeli:
Povedati vam moram nekaj stvari, ki za vas niso najbolj spodbudne. Nikar ne sprašujte, ker tudi sam/-a nisem dobro obveščen/-a. Sporočam samo tisto, kar morate vedeti. Obveščam vas torej, da se bo zaradi vseh nastalih razmer plača v naslednjem obdobju zmanjšala. Ne se razburjati, jaz s tem nimam nič.
 
Kako se bodo zaposleni počutili? Kaj jim sporočamo? Počutili se bodo še bolj negotove, zmedene, najverjetneje tudi jezne, opeharjene … Vse bolj se bodo oglašala njihova prepričanja, da niso pomembni, da so samo še številke, da so pomembni samo še rezultati, ne pa ljudje … Lahko izgubite zaposlene, ki bi bili pripravljeni tudi v kriznih časih učinkovito delati in konstruktivno razmišljati o doseganju skupnih ciljev.
 

Kako zaposlene pravilno informirati

Pomagamo si lahko z retoričnimi veščinami. Že Aristotel je v stari Grčiji poudarjal, da je vsak govor treba razdeliti v dva dela. Priporočal je, naj v prvem delu govora predstavimo sporne točke – opišemo, kaj se je zgodilo oziroma kaj se dogaja, kakšne so trenutne razmere, kakšna so dejstva … V drugem delu pa je treba vse skupaj utemeljiti: kakšne sklepe smo oblikovali, kaj priporočamo, kakšne naj bodo posledice … Schlüter1 temu doda še skupni cilj. Priporoča, da je treba upoštevati tri elemente:
  1. stanje (prikaz sporne točke – kakšno je trenutno stanje, kje smo sedaj, kaj se trenutno dogaja …),
  2. temu sledi cilj (kam želimo priti skupaj, kaj je za nas pomembno, kaj želimo ohraniti, doseči, uresničiti, zmanjšati, povečati, obdržati …)
  3. zaključimo z rešitvijo – predlog, zamisel, ukrep (kako bomo cilj dosegli, kaj za to potrebujemo – konkretni koraki, kakšne so prednosti naše rešitve, kakšne konkretne koristi nam rešitev lahko omogoči …).
 

Dodana pa sta še uvod in zaključek. Na uvodu lahko začnemo s kakšnim konkretnim primerom, z zgodbo, anekdoto, mislijo, s citatom, pregovorom … Prav tako je primerno, da na kratko pojasnimo, o čem bomo govorili. V zaključku pa je treba ljudi pozitivno pozvati oziroma povabiti, naj se nam pridružijo, saj bomo skupaj močnejši …
 

Kako torej zaposlenim povedati, da se jim bodo zmanjšale plače?

Uvod:

Povabil/-a sem vas, da bi vam predstavil ukrepe, ki so bili sprejeti na zadnji seji. Verjetno je že vsak od nas tako ali drugače doživel trenutno recesijo. Pomembno pa je, da jo skupaj premagamo in postanemo močnejši.

Stanje:

Kako recesijo doživljamo v našem podjetju? Največji udarec je bila zmanjšana prodaja za … %. Še posebej se je to pokazalo pri …(navedemo artikle), kar nas je stalo … (lahko sledi še kak konkreten podatek, ki kaže na težave, s katerimi se spopadate v tem obdobju; prav tako pa lahko dodate še kak konkreten primer oziroma zgodbo, ki se je zgodila). Verjetno se še spomnite, kaj se je zgodilo prejšnji torek. Naša stalna stranka je zmanjšala naročilo za … EUR, kar za nas pomeni vsak mesec … EUR manj.

Cilj:

Kaj pa je za nas najpomembneje? Najpomembneje je, da z delom vsi skupaj nemoteno nadaljujemo. Pomembno je, da bo na koncu recesije število zaposlenih še vedno enako. Prav tako je za nas zelo pomembno, da vsak mesec vsi dobimo plače.

Rešitev:

Če hočemo to doseči, potrebujemo ukrepe, ki nam bodo zaradi zmanjševanja prodaje zagotovili zmanjšati finančni primanjkljaj. Edina rešitev, da nam to uspe brez bolečih ukrepov odpuščanja, je zmanjševanje plač v naslednjem trimesečju. Tako bomo zmanjšali naš primanjkljaj in si zagotovili nemoteno dobavo potrebnih surovin, da ostalim naročnikom pravočasno dostavimo naše izdelke (lahko sledi še dodatno pojasnjevanje oziroma sklep, kako bo podjetje postalo močnejše, če vsi skupaj »zategnemo pas«).

Zaključek:

Zato predlagam, da vsi skupaj podpremo sprejeto odločitev, saj je to edini način, ki nam bo zagotovil uspešno kljubovati recesiji. Poskrbimo torej za kakovostno delo in tako strankam dokažemo, da so naši izdelki resnično kakovostni. Kakovost pa bo stranke prepričala, da bodo že med recesijo, predvsem pa po njej izbirali naše izdelke. Tako bomo najbolje poskrbeli za našo prisotnost na trgu, kar pa nam bo zagotovilo tudi naša delovna mesta in našo zagotovljeno prihodnost.

 
S taki pristopom bomo ljudi veliko močneje povezali v uspešen tim, ki bo znal in želel delati kakovostno in motivirano.
 
Pri tem pa upoštevajmo:

Nikoli ne nasprotujmo, prav tako se ne izmikajmo, ne posplošujmo. Ljudi je treba razumeti, jim pojasniti, predstaviti konkretne informacije, da bodo natančno vedeli, kaj lahko pričakujejo.

 
Članek je bil objavljen v reviji HRM leta 2009, št. 31, str. 80-81.
www.hrm-revija.si

1 Povzeto po: LEMMERMANN, H. (1988): Schule der Debatte. München, Olzog Verlag.

Coaching in terapija

Kontakt

Telefon:
(01) 437 23 33
031 308 900
Fax:
(01) 437 23 33

Naslov:
Šmartinska 68, 1000 Ljubljana