RETORIKA - Tatjana Zidar Gale s.p.

Se znamo pogajati?

Si predstavljate, da ste ravnokar namenjeni k svojemu nadrejenemu, ker bi se radi pogovorili o spremembi delovnega procesa. Tako, kot delate sedaj, ne gre. Treba je spremljati aktivnosti podrejenih, zato vas čaka kup papirnega dela, da pravilno izpolnite vse nove obrazce, podatke vnesete v razpredelnice … Obrazci se podvajajo, ker vsaka služba zahteva svoje. Prav tako nova oprema ne nudi tega, kar je bilo prvotno določeno, zato imate še kup dodatnih težav, ker morate klicati serviserje … Pred sedmo zvečer vas domači ne vidijo. Plača pa zato ni nič višja, prav tako ni nobene stimulacije … V takih razmerah ne želite delati. V vašem oddelku ste se odločili, da se bo treba o vsem tem pogajati z nadrejenimi. Kako? Kako nadrejenega prepričati, da si zaslužite višjo plačo, da je treba spremeniti spremljanje aktivnosti podrejenih in se bolj usmeriti v kakovost njihovega dela? Bolje bi se bilo ukvarjati z ljudmi, ne pa s papirji. Treba bi bilo skrajšati delovni čas in se dogovoriti, kako delati manj in učinkoviteje.
 
Morda vam je kdo od sodelavcev prišepnil:

»Jasno mu povej, da tako ne mislimo več delati. Bodi vztrajen, predvsem pa trden v svojih stališčih. Ne popuščaj! Naj ve, da znamo tudi mi razmišljati in se upreti, če je to potrebno.«

 
Vaše pogajanje z nadrejenim se je začelo:
Vi:                  Na tak način mi ne moremo več delati. Menim, da bi bilo treba …
Nadrejeni:     Že, ampak …
Vi:                  Prav, strinjam se z vami, da …, a vendar mislim, da …
Nadrejeni:     Ne, ne, ne razumete, kaj vam hočem povedati. Ne da se …
Vi:                  Zakaj se ne da? Seveda se da, samo vi nočete podpreti naših predlogov.
Nadrejeni:     Zakaj nočete razumeti, da ne morem …?!
Vi:                  Zakaj pa vi nočete prisluhniti našim težavam in nam pomagati?
Nadrejeni:     Kako naj ti še dopovem, da ne gre. O tem se ne bova prepirala. Prosim, da zaključiva.
Vi:                  Ne moreva zaključiti! Kaj pa naj rečem svojim sodelavcem?
Nadrejeni:     Se boš že znašel.
 
 
Kaj lahko storite, če se znajdete v takem položaju? Pogajanja so se žal močno zapletla in veliko upanja o spremembah, višji plači, drugačnem delu ni več. Zakaj? Kje je prišlo do napake?
 

Barantanje iz položajev ali načelna pogajanja?

Kadar se pogajalci prerekajo o tem, kdo ima prav, kdo ima boljšo rešitev, pravimo, da se vkopljejo v svoje položaje. Bolj, ko pojasnjujejo svoje zahteve, teže jih bodo opustili. Bolj, ko poudarjajo svoj pogled in ga branijo, teže ga bodo spremenili. Njihov ego se začne istovetiti s tem pogledom, z zahtevami, s prepričanji. Ujeli so se v tri »E«: ego, emocije, eskalacija. Začutijo osebno prizadetost, osebno nemoč in potrebo po obrambi (ego), čustva postanejo dejavna, pojavi se nemir, zamera, jeza … (emocija), napetost se stopnjuje, začenja se bitka dveh vpletenih strani in želja po zmagi (eskalacija).
 
Ko pa se vse več pozornosti usmerja k zmagi, prevladi, premoči, vztrajanju pri svojih zahtevah, se pogajalci vse manj usmerjajo k zadovoljevanju izhodiščnih interesov pogajalskih strani. Razpravljanje o upravičenosti zahtev postane boj volje. Vsak pogajalec izjavi, kaj bo in česa ne bo naredil. Iskanje rešitve postane prava bitka. Vsaka stran skuša z močjo volje prisiliti drugo, da bi spremenila svoje zahteve, predloge … Jeza in užaljenost sta pogosto posledica tega, da ena stran sprevidi, kako se upogiba trdni volji druge strani, medtem ko so njene upravičene zahteve preslišane. Pogajalci so se tako ujeli v trd ali mehek način pogajanj.
 

Tri področja učinkovitih pogajanj

Opustili so pravilo, da se učinkovita pogajanja odvijajo na treh področjih: vsebina, proces, odnos. Ko se torej pogajajo o višji plači, boljših pogojih, spremembah postopkov (vsebina), je pomembno, kako se pogajajo, na kakšen način razumejo drug drugega, kako iščejo skupne rešitve (proces), pri tem pa je treba biti pozoren, kaj se med njimi dogaja (odnos). Kadar so zaradi nepravilnega pristopa oziroma načina pogajanj uničili odnos, bo malo možnosti, da bodo pogajanja uspešno zaključena.

Uspelo jim bo, če bodo barantanje iz položajev zamenjali z načelnimi pogajanji, ki priporočajo razmislek o:
  • kako spoznati možnosti za skupni cilj
  • kako med pogajanji meriti uspeh (sistematično približevanje sogovorniku)
  • kako sporočiti vpliv vedenja ene strani na vedenje in odzive druge strani – dajanje povratne informacije
  • kako razviti svoje samozavedanje v procesu pogajanj (kaj se dogaja z mano, kako obvladujem svoja čustva …).
 
Tako bomo barantanje iz položajev (mehek ali trd pristop) zamenjali z načelnimi pogajanji. Če podrobneje primerjamo barantanje in načelni pristop, lahko ugotovimo:
 
  Trd način Mehek način Načelni način
pogajalci nasprotniki prijatelji reševalci problemov
cilj zmaga dogovor za obe strani učinkovit rezultat
odnos do ljudi in problema smo trdi do ljudi in do problema smo mehki do ljudi in mehki do problema smo mehki do ljudi in trdi do problema
zahteve svojih zahtev ne spreminjamo, ne popuščamo svoje zahteve zlahka spremenimo
 
osredotočimo se na interese, ne na položaje
namen grozimo ponudimo raziskujemo interese
 
iskanje rešitve iščemo rešitev, ki nam ustreza iščemo rešitev, ki jo bo druga stran lahko sprejela iščemo več rešitev, odločili se bomo kasneje
dogovor zahtevamo, da ima korist samo ena stran
 
raje sprejmemo
 izgubo, samo da bi dosegli dogovor
oblikujemo možnosti v obojestransko korist
 
volja pogajalcev v tekmi volje poskušamo zmagati tekmi volje se poskušamo izogniti vztrajamo pri uporabi objektivnih meril.
pritisk na drugo stran uporabimo pritisk pritisku se izogibamo bodimo razumni in odprti za argumente, dopustimo načela ne pa pritisk
 
Skupaj, ne vsak zase
Morda bi se vaš pogovor z upoštevanjem omenjenih pravil slišal nekoliko drugače:
 
Vi: V zadnjih dveh mesecih smo v našem oddelku naleteli na težave, o katerih bi se rad z vami pogovoril …
Nadrejeni: Kaj pa se je zgodilo?
Vi: Predvsem smo opazili, da se izpolnjevanje obrazcev podvaja. Če pogledava tele (nazorno pokaže) … Za nas to pomeni dodatno delo, zato nam zmanjkuje časa …
Nadrejeni: Aha, vidim … Torej je težava v … Razumem … Skrbi vas …
Vi: Prav to. Želimo se bolj posvetiti …
Nadrejeni: Ja … Sam imam pomisleke pri … Zame je zelo pomembno …
Vi: Zakaj pa je to za vas tako pomembno?
Nadrejeni: Ker želim, da ,… predvsem pričakujem ….
Vi: Razumem, nas moti …, zato si želimo … Sami pa imate pomisleke, ker pričakujete … Kakšna rešitev bi bila za vse najugodnejša?
Nadrejeni: Poglejva, kakšne so omejitve. Postopek zahteva …, navodila so … Kako bi lahko upoštevali te zahteve in poiskali rešitev, s katero bi bili vsi zadovoljni?
 

Kaj se je spremenilo? Kaj sta oba upoštevala?

Spremenila sta proces pogajanj (drug drugemu sta se znala približati, razumela sta želje, upoštevala sta, kaj je komu pomembno, preverila sta realne možnosti in začela iskati mogoče rešitve). Zato sta ohranila ali celo izboljšala odnos. O vsebini se bosta tako začela učinkovito pogovarjati, zato lahko pričakujeta skupen rezultat.
 
Predvsem pa sta upoštevala:

tri zaznavne položaje,pet komunikacijskih orodij inštiri temeljna načela.

Kaj to pomeni? Kaj za učinkovito pogajanje še potrebujemo? Potrebujemo veščine, s katerimi bomo postali učinkoviti pogajalci.
 
Članek je bil objavljen v reviji Moja tajnica leta 2007, št. 4, str. 10-11.
www.poslovna-asestenca.si

Coaching in terapija

Kontakt

Telefon:
(01) 437 23 33
031 308 900
Fax:
(01) 437 23 33

Naslov:
Šmartinska 68, 1000 Ljubljana