RETORIKA - Tatjana Zidar Gale s.p.

Znamo ljudi spodbujati k razpravi

»Ah, spet sestanek! Spet bomo zapravljali čas. Naš šef bo zahteval, da sodelujemo in poiščemo skupno rešitev, potem pa bo nanjo pozabil in naredil po svoje«.

Tudi sami kdaj rečete kaj podobnega, se tudi vaši sestanki kdaj sprevržejo v zapravljanje časa, neučinkovito razpravljanje, morda celo v prepire? Zakaj? Najpogosteje se to zgodi, ker udeleženci sestanka ne vedo najbolje, kakšen je cilj razprave, kakšna so pravila, kakšne veščine pri tem potrebujemo … Razprava pomeni izmenjava mnenj skupine ljudi, ki išče rešitev, kako doseči postavljen cilj.
 
Pa znamo razpravljati? Najpogosteje posamezniki svoje mnenje oblikujejo tako, da ocenjujejo napake, storjene v preteklosti, saj želijo pokazati, kdo je kriv za nastali zaplet. Morda že v naslednjem trenutku ponujajo možne rešitve. V nadaljevanju pa vsak brani svojo rešitev in drugim dopoveduje, da njihove niso v redu, da se motijo, napačno razmišljajo, stvari ne poznajo … Kaj se zgodi? Priča smo neorganiziranemu prepiru.
 

Kakšne veščine potrebujemo – še posebej vodja sestanka?

Vodja naj upošteva tri temeljna pravilo: skupino bo treba
  1. združiti
  2.  osredotočiti
  3. in razgibati
 

Skupino je treba združiti

Vodja naj vsem udeležencem zagotovi možnost razpravljanja: možnost, da povedo, kako razumejo nastalo situacijo, kako nastale razmere vplivajo nanje, kaj te razmere za njih pomenijo … Udeležence je treba spodbujati, da izrazijo svoje strahove, pomisleke, bojazni, dvome … Vodja jih lahko spodbuja:

Zdi se mi, da te je nekaj spravilo v slabo voljo?
Kako pa ti gledaš na te stvari, Matej?
Vidim, da ti nekaj ni všeč/ da te nekaj moti/ da imaš pomisleke. Lahko pojasniš, kako sam gledaš na te stvari?

 
Na tem mestu je pomembno, da udeleženci dobijo zgolj priložnost, da izrazijo ali pojasnijo tisto, kar želijo. Vodja naj bo pozoren, da udeleženci ne bodo dajali nasvetov, iskali rešitve … Tu ni prostora za iskanje rešitev, zdaj je čas za izmenjavo razumevanja – kako posamezniki razumejo nastalo situacijo, kaj nastali problem pomeni za njih. Ko se bodo osvobodili napetosti, bodo dostopnejši za zbiranje dejstev. Vodja lahko nadaljuje:

Kolikokrat pa se je ta mesec to zgodilo?

Zdajle potrebujemo dejstva, zato sprašujem, kako pogosto se to dogaja. Potem pa bo o tem vsak lahko povedal svoje mnenje.
Pri tem naj bo vodja pozoren, da zna »utišati« glasne in spodbujati tihe:

Hvala Igor, da si pojasnil, kaj konkretno se je dogajalo v vašem oddelku. Peter, rad/-a bi slišala, na kaj pa ste naleteli pri vas?

Tako bo udeležencem uspelo natančno preveriti stanje: kako gledajo oziroma razumejo zaplet in kakšna so konkretna dejstva. Vodja naj ostane nevtralen: naj ne izraža svojih pomislekov, torej svojega odnosa do trenutnega stanja.
 

Skupino je treba osredotočiti

V razpravi je glavna nevarnost oddaljevanje od teme. Zato naj bo vodja pozoren, da ohranja rdečo nit. Pomaga naj si z zapisovanjem in povzemanjem. Zapisi naj bodo vidni za vse udeležence. Udeležencu, ki se je odmaknil od bistva, lahko reče:

Omenil si … Naša tema pa je …, zato predlagam, da nadaljujemo našo temo. Na koncu pa lahko spregovorimo še o tej zadevi.
Hm.. smo zašli. Za nas je pomembno, da se pogovorimo o … Jani, lahko nadaljuješ z …?

V nadaljevanju naj vodja preverja pravilnost razumevanja. Lahko reče:

Samo trenutek. Nisem prepričan, če pravilno razumem. Lahko pojasniš, kaj je zate največja ovira, da nam ne uspe doseči postavljenega cilja …
Breda, ti torej praviš, da smo izbrali napačne meritve …

Najpomembneje je, da vodja skupino pripelje do točke, ko natančno definirajo, kaj je problem, kakšni so njihovi interesi in kakšni so objektivni kriteriji ali omejitve (čas, denar, število ljudi …), znotraj katerih bodo v nadaljevanju lahko iskali skupno rešitev.
 

Skupino je treba razgibati

Zdaj pa je prišel čas, ko bo treba poiskati skupno rešitev. Vodja naj zagotovi, da bo vsak lahko predlagal svojo rešitev in povedal svoje mnenje o že zbranih rešitvah. Pozoren naj bo na pravila igre: vsak bo prišel do besede, drug drugega ne prekinjamo, ne kritiziramo predlagateljev rešitve. Treba je argumentirati, kje je prednost ene rešitve pred ostalimi rešitvami … Vse predloge naj vodja zapiše. Lahko si pomaga tudi z brainstormingom. Ko so rešitve zbrane, je čas za ovrednotenje rešitve:

Kaj te še moti, da te rešitve ne moreš sprejeti?
Kdaj bi bila ta rešitev zate sprejemljiva? Kaj bi morala vsebovati? Aha, bom zapisal/-a na tablo. Kaj pa ostali?

 
Kako izbrati najboljšo rešitev? Skupina lahko po ovrednotenju rešitev glasuje. Vodja se lahko odloči tudi za t.i. multi-glasovanje: določi naj kriterij, s pomočjo katerega bodo udeleženci izbirali najboljšo rešitev; potem pa naj vsak udeleženec predlagane rešitve točkuje – ima svoje osebne točke (navadno od 10 do 1000), s katerimi bo določil vrstni red rešitev; vsaki zapisani rešitvi pripiše točke; eni zamisli naj ne pripiše več kot 50 % vseh točk. Ko vsi točkujejo, naj vodja sestanka za vsako rešitev prešteje točke, izbrana je rešitev z največjim številom točk. Seveda pa je možno, da odloča manjša skupina ali kdo, ki bo odgovoren za uresničevanje rešitve v praksi.
 
Razprava naj zaživi kot sodelovanje skupine ljudi, ki želi poiskati rešitev, da doseže postavljen cilj. Nikakor pa naj ne nastane skupina posameznikov, ki se prepira, nasprotuje, dokazuje, kdo ima prav, čigava rešitev je boljša ali pomembnejša. Razprava je ciljno početje: iz sedanjega stanja se pomakniti v željeno stanje, pri tem pa doseči rezultat in ohraniti odnos.
 
Članek je bil objavljen v reviji HRM leta 2009, št. 31, str. 80-81.
www.hrm-revija.si

Coaching in terapija

Kontakt

Telefon:
(01) 437 23 33
031 308 900
Fax:
(01) 437 23 33

Naslov:
Šmartinska 68, 1000 Ljubljana